はじめに
タスク管理を行うにあたって、世の中には様々な方法や、便利で高機能なツールがたくさんあります。
私自身もこれまで、手書きのメモ、Asana、Notion、ToDoリストアプリなど、いろいろな方法を試してきました。
そんな中現在使っているのは、Apple製品に最初から入っているiOS純正のメモアプリです。
タスク管理用として使い始めるまでは、ただただ文字を羅列するためにしか使っていませんでしたが、シンプル設計ながらもかなり多機能だということが分かってきました。
今回はそんなiOS純正メモを使っている理由と、実際に私がどのようにタスクを管理しているのかを紹介します。
iOS純正メモを使っている理由
① MacとiPhoneで自動的に同期できる
メモを取るタイミングって、その時によって環境は違いますよね。
デスク作業中はパソコンからのほうが入力しやすいですが、外出中やパソコンを閉じた後は手帳や携帯での入力が必要です。
純正のメモアプリはMacとiPhoneを同期させていれば、どちらの端末で編集しても自動反映されるため、そのとき手元にある端末からすぐ追加できます。
② 起動が早い
アプリの起動が早く、余計な読み込みや操作を待つことがほとんどありません。
また、クラウド上での利用を前提としたツールとは違い、ネット環境が不安定な場所でもメモの確認や編集ができます。
開きたいときに開けない、タスクを保存しようとしたらエラーになる、などのストレスがかからないのは本当に大きなポイントです。
③ シンプル設計で自由度が高い
専用のタスク管理アプリだと、リマインド、プロジェクトの設定、カレンダーなど、便利な機能がたくさんついています。特に共有を目的にしているアプリだと、入力ルールが統一されている場合も多いです。
タスク内容のクオリティが一定以上は担保さるし、一度登録してしまえば便利な反面、機能が増えすぎると「タスクを入力すること」自体がひとつのタスクになってしまいがちです。
一方iOSの純正メモは、白紙のページに自由に書き込むだけです。
使い方も難しくなく感覚的に操作できるし、逐一保存や登録などの作業も不要なので、アナログノートに走り書きしているような感覚で気軽に使用できます。
④ 使えるツールが豊富
シンプルでありながらも、メモを構成するための必要なツールはしっかり揃っています。
- 文字の大きさ変更
- チェックリスト
- 文字色変更
- 画像貼り付け
- ブロック引用機能
などなど。
さらに最近になって知った内部メモのリンク作成機能は私の中で大革命で、「こういうことがやりたかった！」と大喜びで使っています。
まさに痒いところに手が届くといったところが、さすがAppleさんです。
▼便利機能の紹介と使い方についての記事はこちら
実際どのように使っているか
実際の私の使用方法はこんな感じです。
作成しているのはこのページのみです。
- 主要メモのリンクをつけた目次ページ
- チェックリストでタスクを箇条書きにしたカテゴリーページ
これはプライベート用ですが、仕事用のメモも同様に作り込みすぎない構成にしています。
タスクのカテゴリーは、この３つだけに振り分けています。
- 優先度が高め（期限付き、頼まれていることなど）
- 優先度が低め（業務改善用のExcel作成など）
- 誰かに依頼中 or 依頼予定
気をつけていること
① 単語でもいいから、タスク発生時にとりあえず書く
→「書かずに後ですぐやろう」は信用してはいけません。誤字脱字でほぼ暗号だろうが、何かしらの痕跡は残しておくようにしています。
② 細かく分類しすぎない
→ タスクを分類することに時間をかけないためです。仕分ける場所が増えすぎると、どのカテゴリーに入れるか悩んでしまい、必要以上にエネルギー消費してしまいます。
③ 定期的に整理する
→終わったタスク、不要になったタスクを定期的に整理して、次にやるべきことを明確にします。達成感も感じられ、次の業務へ取り掛かるモチベーションにつながります。
iOS純正メモのメリット・デメリット
メリット
- 無料
- 新しくツール追加の必要がない
- MacとiPhoneで同期できる
- 操作がシンプル
- 起動が早い
デメリット
- 締切の通知ができない
- 1階層しか作れず、煩雑な情報管理には向かない
- チームでの本格的な運用にはやや不便
- 仕分けや並び替えは手動
- Apple製品以外は使えない
あくまでも「メモ」なので、タスク管理がメインのアプリとは機能が違います。
このあたりもキッチリと管理したい場合は、iOSのリマインダーや、Asana、Notionなど別のアプリがおすすめです。
まとめ
タスク管理には、「業務を忘れない」「都度確認」という初歩的な部分が要だと思います。
私の場合は、ローカロリーで使用できることが重要でした。
その点iOS純正メモなら、シンプル操作、自由度の高さから、タスクの追加や編集がストレスなく行えました。
皆さんもぜひ使ってみてください。
コメント