LINEは日本国内で圧倒的なユーザー数を誇るコミュニケーションアプリで、プライベートだけでなく仕事の連絡手段として使っている方も多いのではないでしょうか。
「LINE公式アカウント」や「LINE WORKS」のようなビジネス向けサービスもありますが、実際の現場では、普段友人や家族とやり取りしているのと同じ「普通のLINEアカウント」を業務連絡に使っているケースも少なくありません。
この記事では、その”普通のLINE”を仕事で使う場合のメリットと、知っておきたい注意点を整理してご紹介します。
LINEをビジネスで使うメリット
とにかく手軽に連絡が取れる
LINEはメールのように宛名や挨拶文、署名などを整える必要がなく、思い立ったときにすぐメッセージを送れます。ちょっとした確認事項や急ぎの連絡には、メールよりも圧倒的にスピーディーです。
グループ機能で情報共有がスムーズ
グループを作成してメンバーを招待すれば、複数人に一斉にメッセージを送ることができます。誰が読んだかが既読数として表示されるため、「言った・言わない」のような伝達ミスも起こりにくいのが特徴です。
無料で通話・ビデオ通話ができる
LINEミーティング機能を使えば、URLを共有するだけで最大500人まで無料で通話やビデオ通話が可能です。わざわざ会議用グループを作らなくても、必要なときにすぐ集まって話せる手軽さがあります。
メールアドレスを持たない社員との連絡手段になる
パート・アルバイトなど、会社からメールアドレスを支給されていない従業員は少なくありません。そうしたスタッフとのシフト調整や緊急連絡の手段として、LINEを活用している職場もあります。外回りが多い営業職や、普段顔を合わせにくい他部署のメンバーとのやり取りにも向いています。
LINEをビジネスで使う際に気をつけたいこと
便利な一方で、LINEはもともと個人利用を前提としたアプリです。ビジネスシーンで使う場合は、次のような点に注意しましょう。
機密情報や個人情報のやり取りは避ける
LINEは国際的なセキュリティ規格を取得しているとはいえ、過去には不正アクセスやアカウントの乗っ取り、情報流出といったトラブルも起きています。取引先の重要情報や顧客の個人情報など、外部に漏れては困る内容のやり取りは避けるのが無難です。どうしても共有が必要な機密情報は、会社が指定するツールを使いましょう。
プライベート端末での利用はできるだけ避ける
私物のスマートフォンで仕事用のLINEを使うと、会社側での管理が難しく、セキュリティ面のリスクが高まります。また、業務時間外に仕事の連絡が届いたり、通信費が自己負担になったりすることでコンプライアンス上の問題に発展する可能性もあります。やむを得ず私物端末を使う場合は、推測されにくいパスワードの設定やアプリロックなど、最低限の対策をしておきましょう。
「友だち自動追加」機能はオフにしておく
友だち自動追加機能をオンにしたままだと、仕事とは無関係の人と意図せずつながってしまうことがあります。誤って業務連絡を関係のない相手に送ってしまったり、身元を特定されやすくなったりするリスクがあるため、ビジネス用途で使うアカウントはこの機能をオフにしておくことをおすすめします。
「乗っ取り」や詐欺への警戒を怠らない
自分のアカウントが直接乗っ取られなくても、同僚や取引先のアカウントが乗っ取られ、フィッシング詐欺に巻き込まれるケースもあります。身に覚えのないログイン通知や、不自然なURLが含まれるメッセージ・メールにはアクセスしないようにしましょう。公式のLINEからのメールは必ず「@line.me」で終わるなど、正規の連絡かどうかを見分けるポイントを知っておくと安心です。少しでも怪しいと感じたら、送られてきたリンクは開かず、普段使っているアプリやブックマークからアクセスし直す習慣をつけましょう。
過去のやり取りを検索できるようにしておく
LINEは新しいメッセージを送るたびに古い情報が埋もれてしまいますが、キーワード検索機能を使えばトーク全体から過去のやり取りを探せます。トークルーム一覧上部の検索窓や、各トークルーム右上の虫眼鏡マークを活用し、必要な情報をすぐ見つけられるようにしておくと業務効率が上がります。
ビジネスマナーを意識する
プライベートの延長で使いがちなLINEですが、仕事で使う以上は基本的なマナーが必要です。スタンプや絵文字を不快に感じる相手もいますし、夜間や早朝の連絡はマナー違反と受け取られることもあります。相手との関係性や状況を踏まえたやり取りを心がけましょう。
LINE公式アカウントやLINE WORKSという選択肢も
ここまで紹介したのは、個人が普段使っている「普通のLINEアカウント」をビジネスで使う場合の話です。
企業によっては、顧客向けの情報発信に特化した「LINE公式アカウント」や、社内・取引先とのやり取りに特化した「LINE WORKS」といった、ビジネス専用サービスを導入しているケースもあります。
これらは通常のLINEアプリとは別のアプリケーションとして提供されているため、プライベート用アカウントと仕事用アカウントを間違える心配がなく、既読・未読の個別管理などビジネス向けの機能も充実しています。
会社としてLINEの活用を本格的に検討する場合は、こうした専用サービスや、他のビジネスチャットツールへの移行も選択肢に入れておくとよいでしょう。
まとめ
普通のLINEアカウントは、手軽さやスピード感、幅広い年齢層に浸透している点で、ビジネスの連絡手段としても十分なメリットがあります。
一方で、もともと個人利用を前提としたアプリであるため、セキュリティやマナー面での注意点も少なくありません。
ポイントを意識しながら、職場のルールに合わせて上手にLINEを活用していきましょう。
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